もくじ
データ電子化の５つのメリット
社内データや個人データの電子化が進んでいるといわれる昨今ですが、そこで得られるメリットを分かりやすくまとめてみました。
業務効率化や省スペース、データ管理などデータの電子化によるメリットをご紹介していきます。
メリット1：業務効率がアップ
顧客リストや社員名簿、取引先の名刺などが紙媒体である場合、多数の社内スタッフが1冊のファイルを共有することになり非効率です。
データを電子化することにより、社内スタッフ同士でデータの共有化が可能になり業務効率がアップします。
またデータが紙媒体であると、置き忘れや収納場所忘れといったデメリットがありますが、電子データならそうした非効率な要素がありません。
メリット2：省スペースが実現
社内の名簿や各種資料、営業記録などを紙媒体で保存するには、多数のラックやキャビネットなどのオフィス家具が必要となります。
さらに書類が増えれば増えるほど整理もむずかしくなり、スペースを占有してしまうというデメリットが発生します。
しかしデータを電子化すればスペースの必要はなく、効率的であると同時に省スペースが実現するとともに本来必要である機器などを設置するスペースを生み出すこともできます。
メリット3：データ管理が簡略化
顧客リストや社員名簿、取引先の名刺などデータを電子化することにより、新規データの記載だけでなく訂正や削除、変更などが容易にできるようになります。
特に日常的に発生するリストや名簿の内容変更にはデータの電子化が最適であり、紙媒体で保存した場合と比較すると大幅に管理が簡略化できます。
メリット4：情報の活用化が進む
社内文書や名簿などのデータを電子化すると、追加・訂正・削除といった作業の時間が短縮できますが、さらにそのデータを活かして並べ替えや検索、抽出といった業務も容易に行なえます。
そのため単なる顧客リストや保存のための文書や社員名簿などが社内データとして活用でき、事業拡大にも大きなメリットを生むことが可能となります。
メリット5：人件費のコスト削減
企業・個人事業などを問わず、文書やリストを常に整備しておくのは時間と手間の掛かる問題です。
加えてアンケート調査や応募ハガキなどを整理するとなると余分な人手が必要となり、アルバイトを雇うなど人件費がかさんでしまいます。
しかしデータの電子化を行なうとデータ整理が容易になるだけでなく、そのデータの分析や保存も簡単に行なえるため費用対効果の面でも高いメリットを得ることができます。
データ電子化管理が容易にできる！
社内データや個人データを電子化することのメリットは「データ管理が容易になる」という点です。
これまで手作業で時間を掛けて行なってきたデータ管理も、電子化することによって省力化でき時間と手間を大きく節約できます。
次に「データの電子化でどのように管理が用意になるのか」を詳しく紹介していきます。
データの訂正が簡単になる！
データ管理で最も手間が掛かるのが「データの訂正」という問題です。
たとえば、顧客名簿一つを取ってみても、お客様の住所が変更になる、担当者が転勤する、役職が変わるなどといった事象は日常的に発生します。
仮に顧客の会社の住所が変われば電話番号や郵便番号も変わり、社内の顧客名簿の変更や訂正を行なわなければなりません。
これは取引先の担当者が代わったり、役職が変わったりしても同じことが起こります。
そうした変更が一度きりであれば大きな問題はありませんが、現実にはしばしば起こり得るわけで、その都度紙媒体のデータを訂正しなければならないのです。
しかし、データが電子化されていれば、顧客の住所や電話番号の訂正や変更もしごく簡単で時間も手間も掛かりません。
さらに電子化されたデータなら、紙媒体のように二重線を引いて訂正したり、上から紙を貼って訂正したりといった行為は必要なくなります。
データの変更が簡単になる！
データ管理で重要なのは、単に追加や訂正、削除を行なうだけでなく、「いかに使いやすく変更を加えるか」という点です。
新たなデータを追加するにも、リストの最後に加えておけばいいというわけではなく、今後使いやすくできる追加方法を選ぶ必要があります。
そういった紙媒体ではできにくいデータ変更も、データ電子化によって容易にできるようになります。
たとえば顧客リストを五十音順で整理してあったとしても、電子化されたデータならばどの部分に追加や削除を行なうのも自由です。
かりに10件・100件といった変更を行なう際にも、電子化されたデータの場合は容易にできるだけでなく、見やすく管理しやすい形態にすることができるのです。
データ管理が容易になる！
電子化されたデータの管理が容易なのは、追加・訂正・削除などを行なうときばかりではありません。
紙媒体のデータでは持ち出しや紛失してしまうケースがあるのに対し、電子化されたデータはパスワードなどを用いることにより外部への流出を防ぐこともできます。
また、万一誤って削除してしまったときでも、担当社員がデータを共有してるため、データ本体を失ってしまうということはありません。
データの電子化で業務効率ＵＰ
最近、ビジネスに関して注目度が上がっているのが「社内文書の電子化」です。
電子化とは紙媒体に記録されている情報をデータ入力してパソコンなどに取り込むことを指し、デジタル化という言葉が用いられることもあります。
データを電子化することによって業務効率が向上するといわれていますが、具体的にはどのような効果が得られるのでしょうか？
紙媒体書類の種類
社内にはさまざまな用途に使う紙媒体の書類が多数存在しています。
そうした書類を大きく分類すると主として次の３種類があることが分かります。
- 社内のみで使用する書類…社員名簿や経理関連の帳簿など
- 対外的に使用する書類…契約書や挨拶状、レター類など
- 記録のための書類…営業日誌、業務連絡票、作業日誌など
上記のように、パソコン全盛時代といわれる現代でも、社内から紙媒体の書類を一掃するのは実際問題としてむずかしいのは事実です。
しかし、紙媒体の書類を使用していると社内業務の効率がはなはだ低下してしまうことにお気付きでしょうか。
社内書類が紙媒体の場合は…
社内で毎日使う書類が紙媒体の場合、業務効率はどんどん低下していきます。
たとえば、社内業務には不可欠な顧客リストを紙媒体で使用していた場合、１冊しかない顧客リストのファイルをスタッフ同士で使い回していたり、それでは非効率だということで1ページずつコピーを取って複製を作ったりという手間が掛かります。
さらに顧客リストに追加や変更があった場合には、内容を書き換えたりコピーを取り直すといった手間が掛かってしまうわけです。
また、紙媒体の書類は汚れや破れなどの劣化を伴うわけですから、日々使用するものや長期間保存したいものには適していません。
なかには毎日酷使してボロボロになったファイルを複数のスタッフで共有して使用していたり、長年保存してはいるが中身が何だったのかさえ分からなくなっている書類があったりもするのです。
社内書類をデータ入力で電子化
社内書類をデータ入力でパソコンに取り込んで電子化すると、スタッフ同士のデータ共有化が可能となるだけでなく内容の追加や変更、削除といった作業も容易に行なうことができます。
しかも変更されたデータも共有することができますから、スタッフ一人一人が最新データを利用できることになるのです。
しかも電子化されたデータは簡単にバックアップを取れるため、紙媒体の書類のように紛失や劣化などの心配をする必要がありません。
さらに内容を並べ替えたり検索したりするのもワンタッチでできるという便利さもあり、業務効率が大幅にＵＰすることは言うまでもないというわけです。
紙媒体を整理できる！電子化のメリット
「データを電子化すると業務効率がＵＰすると言うけれど…」
「実際問題としてどのように変わるのか分からないなぁ…」
最近、このような言葉をよく耳にします。
社内のデータや個人で所有しているデータを電子化すると、どのようなメリットが生まれてくるのでしょうか？
紙媒体データを整理できる！
顧客名簿や社員名簿、取引先の名刺、営業記録、業務日誌 等々……。
オフィス内を見回してみると、驚くほど大量の紙媒体が保存されていることが分かります。
これらのデータは現在使用されているものだけでなく、「いったい何年前の資料？」と疑問に感じるものも含まれていることはいうまでもありません。
「処分したい、でも捨てられない」という紙媒体のデータはオフィス内のスペースを占拠しているだけでなく、本当に必要なデータを探そうとするときの妨げともなってしまうのです。
紙媒体データが整理できたら？
もし、こうした紙媒体のデータや資料が整理できたら、オフィス内はどのくらいスッキリできるか考えてみたらどうでしょう。
――オフィスの壁面に並ぶ書類棚の中身が片付いたら？
――デスク周辺に積み上げられているファイルがなくなったら？
――引き出しのなかに詰め込まれたファイルがなくなれば？
これまでファイルやバインダーでいっぱいだったオフィス内のスペースは、もっと有効な目的のために活用することができます。
さらに、通行のたびに邪魔になっていたコピー機やFAX機を空いたスペースに移動することができたり、来客用のテーブルや椅子を置くことができるかもしれません。
紙媒体データのデメリット
紙媒体のデータの最大のデメリットは３つあります。
- 紙は劣化する（紙面が黄色くなる、破損する、文字が薄れるなど）
- 情報を検索できない（紙をめくって1ページずつ探さなくてはならない）
- 訂正や追加が面倒である（内容を変更しようとすると手間が掛かる）
紙という素材の特徴を考えたとき、紙面の黄変や破損が起こるのは仕方ないと考えてはいないでしょうか。
確かにそれが紙という素材の問題点であり、劣化に備えてコピーをとっておいたり、破れなどがあればテープなどで補修するというのは当然のように考えられてきました。
紙媒体のデータでは情報検索がむずかしく、人手を使って1ページずつ内容をチェックしたり、内容の追加や訂正をする場合は紙を貼って書き直すのも当たり前の行為でした。
しかし、現在のようにデータの電子化が容易になると、それらの紙媒体に付き物の余分な手間はデメリットでしかなくなっているのです。
データ電子化で「検索」「並べ替え」など情報を活用できる！
社内データや個人データを電子化することの最大のメリットは「情報を活用できる」という点です。
しかし、実際に電子化されたデータをどのように活用するかとなると分かりにくいと感じている人もいるかもしれません。
ここでは「データの電子化でどんな情報活用が可能になるのか」を詳しく紹介していきます。
データ並べ替えで情報を活用！
電子化されたデータの活用法で最も便利といわれているのが「データの並べ替え」です。
データの並べ替えによる情報活用について、顧客リストを例に説明してみましょう。
- 五十音順に並べられていた顧客リストを都道府県別に並べ直せる
- 同じ顧客リストを担当者の氏名順に並べ替えることができる
- 顧客リストから役職者だけを抽出しＤＭなどを送付することができる
- 企業別のグループ分けや、担当者のみのグループ分けなどが自由にできる
これだけでも充分に情報活用に役立ちますが、さらに次のようなデータ活用法もあります。
データ検索で情報を活用！
電子化されたデータで、多くの利用者が「最も有効利用できる」としているのが「データ検索」という機能です。
たとえば、ある取引先の担当者から「○○という書類を送ってほしい」と依頼されたとします。
この担当者に書類を郵送するには正確な企業名や部署名、役職名、住所、郵便番号といった情報が必要です。
そうしたとき、紙媒体の顧客名簿を1枚1枚探したり名刺入れの中を探っているようでは業務の効率化には結び付きません。
しかし電子データであればパソコンに保存した顧客リストのファイルを開き、「△△（相手の名前）」と入力するだけで瞬時に情報を検索することができます。
もちろん顧客リストの内容が10～20名程度であれば紙媒体でも容易に探せますが、100名、1000名…といった規模になったらどうでしょうか。
データの電子化は業務効率をＵＰさせるだけでなく、来たるべき事業拡大に際しても効力を発揮するものなのです。
データ電子化で情報を共有！
データを電子化することによる活用法として「データの共有」があります。
データの共有とは一つのデータを複数の社内スタッフで同時に利用することができるという意味です。
紙媒体であれば情報を共有するためにはコピー（複写）を撮るしかなかったものが、データの電子化によって容易に情報を複製することができ、さらに訂正や追加などの変更も瞬時に反映させることが可能です。
つまり、紙媒体のデータを電子化することは、データ管理を容易にすると同時に「データの情報化による活用」も可能にするということになるわけです。
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