「データ入力代行サービスを検討中の担当者様！」
「費用対効果の高いデータ入力代行を活用したい経営者様！」
「自社の手間を減らし、業務拡大を考えている企業様！」
そんな貴社のためのデータ入力代行サービスについてご紹介します。
もくじ
データ入力代行サービスとは？
手書きの伝票やアンケート用紙、はがきやＤＭの宛名、名簿に名刺、などなど、あらゆるデータ入力業務を代行するサービスのことを、データ入力代行サービスといいます。
また、すでにデータとしてするものを汎用性向上のための、変換作業にも対応しています。
膨大なデータ入力、さまざまな入力業務の委託を考えている方に最適です。
今や、データとは、ビジネスを行なう上で重要な情報で、これをなくして理想的なビジネス展開は、期待できません。
しかし、貴重なデータでも、使い勝手は悪くてはその価値は薄れてしまいます。
いつでもすぐに有効活用できるような体勢を整えておくことが、データの有用性が発揮されます。
そこで、データをデジタル化し、必要なとき、必要な場所、必要なポイントだけを取り出せるよう準備するのが、「データ入力」となります。
ただ、オフィスには、驚くほど膨大なデータが存在し、それを一つ一つまとめ、効率よく活用するべく、デジタル化する事は、簡単ではありません。
また重要とされるデータは、個々の会社、事業によっても異なり、専門的な知識などがなければ、スムーズに処理する事は不可能でしょう。
そこで今注目されているのが、データ入力代行サービスです。
豊富な知識や実績、かつデータ入力のプロという立場では、あらゆる業種のデータをスピーディーに処理し、各企業、各会社にとって、有益な情報源として活用できるようサービスを提供しています。
データ入力代行サービスを利用するメリットは？
1、時短
データ入力代行サービスを利用する最大のメリットは、「労働時間の短縮」です。
労働時間を短縮するという事は、つまり、時間の有効活用かつ、人権費用の削減、さらには、業務効率化等、あらゆるメリットへと広がります。
さらに具体的に考えて見ましょう。
まず、自社内で、データ入力を行なうと、どうなりますか？
例えば、膨大な数の名刺のデータ入力を例にしてみましょう。
まず、社内で、バラバラに存在する名刺を、一箇所にあつめる必要があります。
ただ、集めた名刺には、数十年前に一度受け取っただけの名刺から、すでに倒産し、存在しない会社の名刺、名称が変わっている、住所が変わっている、など古すぎて情報として、価値の無いものも存在するでしょう。
なので、集めた名刺を有益なもの、そうでないものと、分ける必要があります。
続いて、会社の種類別、関係部署別、住所や郵便番号、等、必要な項目ごとにわけ、ようやくエクセル等のフォームに入力できる準備が整います。
地道な入力作業後は、全ての情報を一度プリントアウトして、入力ミスの確認、チェックを行い、完成となります。
この間、入力業務だけに専念する事はまず不可能です。
電話対応やら接客、その他、さまざまな雑務もこなしながらの作業となるため、1日2日での完成は難しく、また名刺のデータ入力に多くの人間を対応させるわけにもいかず、ミスも発生する可能性があります。
一方、データ入力代行サービスに業務委託した場合を考えてみましょう。
社内の名刺を集め、封筒に入れて、後は、データ入力代行サービス会社に引き渡します。
完成したデータを確認して、終了。
たったこれだけです。
しかもデータ入力代行サービスでは、データ入力専門のスタッフが数人で対応しますので、精度の高さは、言うまでもありません。
2、コスト削減
「名刺入力程度の作業をアウトソーシングするなんて、ありえない・・・」
と、考える方もいるでしょう。
確かに、社内の人間が勤務時間内にデータ入力を対応したり、最低賃金のアルバイトにデータ入力を対応させる、という方法がないともいえません。
ただ、実際問題として、社内の人間やアルバイトスタッフによるデータ入力業務を行なった際、どのくらいの費用がかかるでしょうか？
例えば、1000枚の名刺を1枚あたり、2分ほど入力し、その後1分程度でチェックした場合で考えてみましょう。
1000件×（2分間＋1分間）＝3000分間＝50時間
この作業を社内の人間が担当した場合、1日8時間の労働時間をまるまる使ったとしても、およそ6.25日はかかる計算となります。
つまり、月曜日からなんと、土曜日とたっぷり1週間も、名刺のデータ入力という業務に費やされてしまいます。
本来の業務そっちのけなので、もちろん、他の業務のしわよせは確実に発生します。
また、アルバイトで対応した場合は、少なくとも50時間の作業日数が必要なので、時給平均830円で計算してみると
名刺データ入力にかかる費用は、830円×50時間＝41500円と、意外と高値になってしまいます。
一方、データ入力代行サービスに名刺データ入力業務を委託した場合・・・。
現在業界最安値が1件23円、高値で1件35円なので、1000件合計が、23000円から35000円と、社内対応よりも、18500円から6500円も安い計算になります。
3、クオリティ
データ入力代行サービスを利用するメリットは、
・労働力の削減
・コスト削減
だけではありません。
データ入力のプロと、これまでの実績、豊富な知識やノウハウでもって、データをまとめるので、その完成度の高さは驚きます。
単なる名刺が「最強の武器」として活用できるよう、有益な情報に様変わりしています。
ここで、紹介したデータ入力代行サービスのメリットは、「名刺」だけのものですが、これが
・顧客名簿
・アンケートデータ
・伝票データ
・調査データ
とデータの種類によって、得られるメリットは、豊富に広がります。
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データ入力代行サービスで対応可能な「業務の種類」
では、気になるデータ入力代行サービスで対応できる「業務の種類」について紹介します。
ただ、各社によって、対応種類は異なりますので、事前に確認してください。
1、名刺入力
営業先で交換した名刺や社員が個別に保管する名刺、イベントブース等への来場者の名刺、を一括管理したい、社会で共有したいという場合に最適。
名刺に記載されている会社名や住所、氏名、部署、電話番号、等詳しい情報を指定の形式にデータ入力します。
データ化することで、顧客管理の一括化、年賀状や移転お知らせ等の連絡の一括連絡、販促活動等に有益に利用できます。
2、アンケート入力
街角、イベント、ＷＥＢ等で収集したアンケートの情報をデータ化し、集計と分析まで対応。
シングル、マルチ、フリーと回答形式ごとの集計から、発送先リストの作成にも対応するので、質の高いデータが完成します。
3、名簿入力
各営業担当、各部署で管理する顧客リストをまとめてデータ入力します。
その場合、各担当者によって、保存形式もまちまち。
これらを全て統一化した形式にて変換するので、社内での共有が可能。
また不要な顧客情報（旧住所から新住所への変換等）の精査にも対応します。
4、ワープロ・文字入力
手書きや活字の文字情報を簡単に編集できるよう、デジタル化します。
例えば、今のようにＰＣが十分に普及していない頃の原稿データなどをそのまま保管している会社も少なくありません。
しかし、あまりも量が膨大すぎて、「いつか整理したい」とは思っていても、なかなか手がつけられない状況ではありませんか。
ただ、紙のまま放置すると、劣化は著しく、情報としての価値も薄れてしまいます。
デジタル化することで、活字の紙資料や文書が有益な情報として蘇ります。
ワープロ、文字入力の場合、1文字単位から料金が発生する仕組みが一般的。
その他、レイアウト入力、健診票入力、など業種にあわせてあらゆる業務に対応しています。
データ入力代行サービスにかかる費用と相場
データ入力代行サービスは、各依頼内容によって個別に価格が設定されているのが一般的です。
いくつか人気の案件をピックアップして、サービス費用の相場を紹介します。
1、名刺入力
名刺の場合、基本項目として
・郵便番号
・住所
・名前
・電話番号
の4つがセットとなります。
この価格が1件につき6円～10円前後。
その他、
・会社名
・部署名
・役職
・ＦＡＸ番号
・e-mail
・url
が加わって、23円から31円前後となります。
月額料は発生しません。
2、アンケート入力
アンケート入力の場合、サービス項目が複数あります。
まず、シングルアンサーの場合、単価が0.5円前後。
マルチで2.5円から3円前後、フリーで1文字0.5円から1円前後、手書き記載の文字回答データ入力1項目10文字で5円前後のスタートとなります。
またグラフ化する場合は、1万円から1万5千円となります。
いずれも価格が大きく変わる要件は
1、作業仕様
依頼者の目的に沿った代行サービスに対応しているため、用いるリソース、作業にかかる工程、時間に大きな変動があった場合、単価が変わります。
2、情報元の状況
情報元が、活字、手書きである場合や、同じ情報で、保存形式が統一化されていない、スキャン等が難しい状態、という場合に限り、価格単価がアップします。
3、プラス作業
データ入力だけでなく、情報もとの復元、スキャンデータの関連付け、情報もとの整理、分類等の付帯業務によって、単価が変動します。
依頼の状況に応じ価格も随時変動するので、どこからどこまで依頼するのか、などを明確にした上でサービスを利用しましょう。
データ入力代行サービス会社の選び方
1、料金で選ぶ
料金は安いほうがいいにこしたことはありません。
しかし、あまりにも安すぎるには、何かしらのデメリットが、逆に高すぎるもの問題。
では、何を基準に選ぶべきか、それは、適正な価格です。
適正価格を知るためには、幅広いデータ入力代行サービスの価格を一応把握しておく必要があります。
その上で、サービスと提示する価格に納得できる箇所、かつ、少しでも安く提供している代行サービス会社を選ぶのがおススメ。
また見積書を検討する場合は、1件ごとの価格ではなく、注文から納品までトータルでかかる費用など具体的な数字を出してもらいましょう。
さらには、追加料金、その他のサービス料金についても事前のチェックが必要。
明確な料金提示ができるデータ入力代行サービス会社は、信頼できる、と判断できます。
2、明確な納期
・何月何日の何時までに
・どのようなデータが
・どんな形で（オリジナルデータ？）
・どんな風に（宅配？郵送？手渡し？）
納品されるのか、細かいところまで対応するかの有無も確認しましょう。
データ入力代行サービス業者によっては、
「何月何日までに納品します」
と、回答したのに、その日までに完成したデータは、全体の3割程度だった！というケースも珍しくありません。
言い訳として、
・資料元が不十分だった
・最初からその日は、3割程度の納品期限だった
・納品期限はあくまでも予定日だ
等といった、トラブルに巻き込まれる事も。
3、担当者の対応
データ入力代行サービス会社を選ぶ場合の基準として、担当者の雰囲気、対応、に注意しましょう。
担当者は、会社の顔。
その人の対応一つで、社全体のサービス状況がある程度把握できる、というものです。
例えば、
・大事な連絡もすべてメールだけで済ませてしまう
・レスポンスが遅い
・グレーな回答が多すぎる
・業務を良く知らない
・担当者がコロコロ変わる
といった場合は、要注意。
逆に信頼できる担当者は、どんな質問や無理難題にも丁寧に親身に対応してくれます。
また、現在の進捗状況等を細かく連絡してくれるので、安心感があります。
4、実績
あらゆる業種のあらゆるデータ入力に対応したノウハウや経験や実績は、精度の高いデータ入力を実現する上で、ものすごく重要な要素です。
さらに、大事な顧客情報など極秘情報を預けるのですから、信頼できる会社を選ばなければいけません。
データ入力代行サービス会社の一括見積を使うメリット
自社にとって、最適なデータ入力代行サービス会社を見つけるためのお役立ちツールとなるのが、一括見積もりサイトです。
一括見積もりは、数あるデータ入力代行サービスから、目的に沿った会社を複数ピックアップして、一括で見積もりが入手できるサービスです。
利用のメリットは以下の通りです。
1、一度に複数の見積もり入手が可能
データ入力代行サービスと個別に連絡を取り、見積もりを依頼する場合、各会社への相談、メール、連絡が必要です。
「一応見積もりだけください」といったところで、相手が素直に「はい、わかりました」とは、答えてくれるわけはありません。
1枚の見積もりを入手するのに、あれやこれやと質問され、そのたびに、説明をしなければいけません。
これが、複数者となると、それ相当な時間と労力が要します。
しかし、データ入力代行サービス一括見積もりなら、各社の担当と個別に会う必要もなく、簡単な情報をＷＥＢサイトの専用フォームに入力するだけで、ＯＫ。
しかも1回の入力だけで、複数社の見積もり入手が可能です。
2、じっくり比較検討できる
「おぉこれはいいぞ」と、思うようなデータ入力代行サービスを発見しても、些細なことで、「ああ、やっぱりダメだ」と考えを改める瞬間ってありますよね。
しかし、担当者を前にして、「やっぱり断ります」なんて、いえません。
でも、データ入力代行サービス一括見積もりなら、そんな心配は必要ありません。
各社と顔を合わさず、一度に複数の見積もりが入手できるので、自分だけで、じっくりと比較検討が出来ます。
価格、サービス、業務対応の種類、実績などなど、細かいところまでたっぷりの時間をかけて納得いくまで検討できます。
もちろん、「ここはダメだ」と判断したなら、即見積書を破棄するだけでＯＫです。
また複数の見積もりを比較検討することで、価格やサービスの「適正」が分かります。
なぜ、あの業者は高いのか、なぜあの業者はこんなにも安すぎるのか？そのからくりは何だろう？
等、適正を知ることで、見えなかったサービスの裏側にも気づくものです。
だからこそ、一括見積もりは、利用する価値が大いにあるのです。
現在、データ入力代行サービス会社選びに迷っている方は、是非、一括見積もりをご利用ください。
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