入力代行

入力代行ってどんなサービス?入力代行についてを解説!

データ入力代行サービスとは?

データ入力代行サービスとは?

ビジネスや個人関連のデータをデジタル化するのは重要と分かっていても、なかなか実行に移せないでいるという例は少なくありません。

なぜなら、実際にデータ入力を行なおうとすると意外に多大な時間が掛かってしまったり、入力したデータをチェックしてみると誤入力が多かったりなどの障害が出てきてしまうためです。

こんなときに活用したいのがデータ入力代行サービスというアウトソーシングといえるでしょう。

データが溜まったら代行サービスへ

オフィスや自宅に溜まりに溜まってしまった諸々のデータ、いざ整理しようとすると時間も手間も掛かり過ぎて途中で止めてしまったということはないでしょうか?

データ入力は当日分をその日のうちに処理すればいい、と言いながらも、現実には忙しさに追われて溜め込んでしまうというケースが大半のようです。

一度溜めこんだデータ処理は日時が経過するにつれて、会社にとっても個人にとっても大きな負担になってしまいます。

こんなとき手軽に利用できるのがデータ入力を依頼できるデータ入力代行サービス業者です。

データ入力代行サービスとは

データ入力代行サービスとは企業や個人事業会社、学校法人、趣味のサークル、個人などの依頼によって各種データをデジタル化する業務を行なう業者をいいます。

代行サービスに依頼することにより、顧客や取引先の名刺、お客様名簿、社員名簿、アンケート集計結果、応募ハガキなど多岐にわたるデータをデジタルベース化することができます。

多忙でデータ入力をする時間がない、アンケート調査などの集計作業が煩雑で困っている、社内スタッフに入力をさせたらミスが多くて使えなかったなど、データ入力で悩んでいるなら代行サービスに依頼すると便利で確実です。

代行サービスのメリットとは

個人や社内スタッフだけでは処理しきれない膨大なデータがあるというケースや、アルバイトを雇ってデータ入力をするスペースがないというケース、スピーディーでミスのないデータ入力をしたいというケースなら、データ入力代行サービスが最適です。

データ入力代行サービスの最大のメリットといえるのが「早い・確実・正確」という点です。

しかも、単にデータを入力するだけでなく、誤字脱字などがあれば正しい文字を入力してくれるというサービスを行なっている業者もあります。

また住所データなどに郵便番号が記載されていない場合には、正しい番号を調べて入力してくれるという業者もいます。

これだけのサービスが付いているなら、無理に社内だけでデータ処理をする必要はないといえるでしょう。

データ入力とは?なぜ必要なのか?

データ入力とは?なぜ必要なのか?
ビジネスを行なっていくうえで不可欠となるのが「データ処理」や「データ管理」という問題です。

現代は『いかにデータを扱うか?』がビジネスや個人事業で重要視される時代といわれ、膨大なデータ処理やデータ管理に追われていたのでは事業拡大や業務効率UPはむずかしいとされています。

この問題を解決するのがデータ入力によるデータベース化なのです。

データ入力とは?

データ入力とは企業や個人事業で必要とされる各種データを「デジタルベース化」することをいいます。
オフィス内には驚くほど多種類のデータが蓄積されています。

そうしたデータはビジネスを行なううえでの貴重な情報であり、この情報なくしては事業の発展はあり得ないといっても過言ではありません。

データという価値ある情報はデスクの中に眠らせておいては無意味であると同時に、いつでも使用できるように整えておくことで有用性が発揮されます。

そのデータをデジタルベースに変化させ、必要なときに瞬時に役立てられる情報化するのが「データ入力」ということができるでしょう。

データ入力すべき情報とは?

データ入力すべき情報の種類は企業や個人事業によっても異なりますが、その代表的な例としては次のようなものが挙げられます。

  • 顧客や取引先の名刺…今まで溜めてしまった未整理の名刺をデータ化
  • 顧客名簿や社員名簿…大切なお客様リストや社員リストをデータ化
  • アンケート集計結果…販売戦略に不可欠な顧客アンケートをデータ化
  • 応募ハガキや調査結果…商品やサービス改善に必要なデータをデジタル化
  • その他の各種データ…住所録や領収書、記帳類、確定申告資料などをデータ化

上記はデータ入力でデジタルベース化できる一例ですが、ほかにもアイデア次第で多岐にわたる情報や資料をデータ化することが可能です。

またビジネスのみならず、個人の方の所有する住所録や確定申告資料、家計記録などをデータベース化することもできます。

データ化で可能なこととは?

各種資料や情報をデータベース化するといっても、すぐにイメージが湧かないという方もいらっしゃるかもしれません。

では、資料や情報のデータ化によってどんなメリットが生まれてくるのでしょうか?

たとえば顧客や取引先から受け取った名刺をデータ化すると、氏名をアイウエオ順に並び変えたり所属企業別に並び変えたりすることができます。

顧客に急きょ連絡を取りたいという場合にはデータベースを検索するだけでワンタッチで連絡先を呼び出すことが可能です。

データ入力の活用法は多種多様ですが、一度データベース化した情報や資料は追加・変更・一部削除などが可能ですから繰り返し使用できます。

様々なデータ入力の種類と解説

様々なデータ入力の種類と解説
データ入力によってビジネスや個人の資料をデジタル化すると効率的といわれていますが、実際問題としてどのような情報や資料がデータ入力できるのか知りたいという方も少なくありません。

ここでは多岐にわたるデータ入力の種類について詳しく紹介していきましょう。

名刺のデータ入力

顧客や取引先の名刺は大切なビジネス資料です。

縦書き・横書き・裏面印刷など整理しにくい名刺はデータ入力によるデジタル化が最適なだけでなく、ダイレクトメールや挨拶状、年賀状、案内状などの発送時には自動印刷による宛て名シールも簡単に作成できます。

また個人向けの名刺データ入力も大変人気です。

名簿のデータ入力

顧客名簿、社員名簿、学生名簿、卒業生名簿など各種名簿をデータ入力によるデジタル化することにより、リストアップや検索が容易になります

さらにデジタル化によりデータの加筆や変更・削除などが簡単にでき、市町村統合や郵便蛮行の変更などもできて便利です。

アンケートのデータ入力

お客様アンケートや顧客見込み者によるアンケートをデータ入力で処理することにより、資料の保存やコピーが容易になります。

さらに結果分析やグラフ作成、データ抽出などの作業を自社や自宅のパソコンで簡単に行なうことができるだけでなく、紙媒体での保存の必要がなくなりオフィスの省スペース化にも役立ちます。

ハガキ類のデータ入力

お客様からの応募ハガキやアンケートハガキ、年賀状・暑中見舞いなどのハガキ類をデータ入力によってデジタル化することができます。

このようなデータベース化により応募内容やアンケート内容を分析処理したり、顧客リストとして保存することができ業務効率化が進みます。

調査結果のデータ入力

マーケティング調査や消費者動向、世論調査、モニター調査など各種調査結果の整理にはデータ入力によるデジタル化が最適です。

手書きデータもデジタル化することにより、抽出・検索・分析がスピードアップし、追加や変更、削除といった作業も効率的に行なえます。

その他のデータ入力

データ入力の活用法は千差万別ですが、特に紙媒体のデジタル化では資料保存の手間や省スペースも実現できて合理的といえるでしょう。

また、データ入力により追加・変更・削除が容易になるだけでなくデータ分析にも利用できます

ほかにも旧型パソコンやワープロで保存していた古いデータを最新版に書き換えたり、写真やイラストなどの画像をスキャニングによってデータ化することも可能です。

データ入力の費用とコストパフォーマンス

データ入力の費用とコストパフォーマンス
データ入力を行なうときに最も気になるポイントのひとつが「費用(料金)」です。

実際の予算案を作成するうえでも費用の問題は度外視することができず、コストパフォーマンスに関して検討するためにも概算を知っておく必要が出てきます。

では、データ入力の費用はどのような基準で決まってくるのでしょうか?

名刺のデータ入力料金

顧客や取引先の名刺はデータ入力によってデジタル化することができます。

その費用(料金)は「1セット=○○円」という方式が主流で、1セットとは個人の場合は1人、企業の場合は1会社という単位が基本となります。

1セットの内容は「氏名(会社名)」「郵便番号と住所」「電話番号」「部署名・役職名」「メールアドレス」「URL」というスタイルが一般的です。

このスタイルの場合、1セットの料金は約20~40円程度というのが標準的となっていますが、入力項目を減らすことによりリーズナブルな価格にすることが可能なケースもあります。

また、必要項目を増やして充実したデータベースを作成することもできますから、まずは一括見積を取ってみると分かりやすいかもしれません。

ハガキ類のデータ入力料金

応募ハガキやアンケートハガキをデータ入力する場合、住所や氏名のみをデジタル化するか応募内容やアンケート内容の入力を加えるかで費用(料金)は変わってきます。

ハガキ類のデータ入力の基本は「1セット=○○円」という方式が主流で、1セットとは個人の場合は1人、企業の場合は1会社という単位が基本となります。

1セットの内容は「氏名(会社名)」「郵便番号と住所」「電話番号」というスタイルが一般的です。

このスタイルの場合、1セットの料金は約7~15円程度というのが標準的ですが、応募内容やアンケート内容の入力が必要な場合はプラス料金が必要です。

名簿のデータ入力料金

顧客名簿や社員名簿などをデータ入力する場合は、基本の1セットが「氏名(会社名)」「郵便番号と住所」「電話番号」というスタイルになります。

1セットの費用(料金)は約7~15円程度が標準的ですが、項目が増えるごとに約1~3円程度の割増料金が必要です。

アンケート集計のデータ入力料金

アンケート集計の結果を整理するにはデータ入力が最適です。

その費用(料金)は1回答単位であれば1項目当たり約0.7~1.5円程度、文字単位であれば1文字当たり約0.3~1.0円程度が標準的です。

どんな時にデータ入力代行を活用するのか?

どんな時にデータ入力代行を活用するのか?
データ入力代行サービスの利用を検討しているが、実際にどう活用していいのかよく分からないという方もいらっしゃるようです。

ここではデータ入力サービスの活用方法や、その事例について具体的にご紹介していきます。

大量データの入力代行

データ入力代行サービスを最も活用できるのが「大量データの入力代行」です。

知らず知らずのあいだに溜まってしまった顧客や取引先の名刺、お客様リスト、顧客名簿一覧表など社内スタッフだけでは処理しきれない量のデータ入力が必要な場合は代行サービスを利用すると業務を効率化できます

名刺や顧客リストなど大量データの入力を社内スタッフだけで行なうと、ルーチンワークなどの妨げになったり残業時間が掛かって余分な経費が必要となります。

また実際に入力したデータにミスがあったり、チェックが行き届かないといった事態が起こることもあります。

いざデータを使ってみたら入力したお客様名に間違いがあったり、住所が違っていたというのでは意味がありません。

マーケティング調査の集計

マーケティングでは不可欠な「アンケート調査の集計、応募ハガキのデータ集計」などのデータ入力は代行サービスを依頼すると効率的に業務を進めることができます。

こうした集計結果データは多種の用途に使用する可能性があるものです。

たとえば集計結果からマーケットの動向を分析するためのグラフの作成や表作成といった使い方だけでなく、調査に協力してくれたお客様のリスト作成からDM(ダイレクトメール)の発送、応募ハガキの抽選から商品発送といった作業も必要となるでしょう。

こうした集計結果をエクセルなどにデータ入力しておけば、必要なときに必要な方法で活用することができます

代行サービス業者のなかには用途に合わせた集計作業を行なってくれるところもありますので、必要に応じて依頼しておけばデータ受取りと同時に集計データを利用することも可能です。

またデータ保存ができていると、応募ハガキなどの紙媒体は適切に処分することができ個人情報が保護できるとともにオフィスの省スペースにもつながります。

手書き原稿のデータ入力

データ入力サービスの利用で便利なのが「手書き原稿のデータ入力」です。パソコン全盛時代の昨今では少なくなったとはいえ、さまざまな事情から手書き原稿が発生するというケースもあります。

現実問題として手書き原稿のなかには誤字脱字があったり、判読がむずかしい文字があったりします。

データ入力代行ではプロのオペレーターが誤字脱字をチェック、さらに判読しにくい文字も推測によって補完してくれますので作業が効率良く進められます。

データ入力代行
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「どこのデータ入力会社に頼めば良いのか?」
「出来るだけ費用を抑えたい!」
「どんな流れで、どんな業務のデータ入力が出来るのか?」
など、気になるのであれば一度確認してみください。複数の業者を比較することでその後の検討もしやすくなります。

もちろん一括見積は無料ですので、先ずはお問い合わせください。